Pengertian Dokumentasi, Pengkodean, Fungsi, Tugas, Manfaat

Definisi dokumentasi

pengertian-dokumentasi

Dokumentasi adalah kumpulan dokumen yang dapat memberikan informasi atau bukti tentang suatu proses pengumpulan dan pemrosesan dokumen secara sistematis serta penyebaran informasi kepada pengguna.

Pengertian dokumentasi menurut para ahli

Untuk memahami dokumentasi ini, kita dapat merujuk pada beberapa pendapat yang dikemukakan oleh para ahli di bawah ini:

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

Pengertian dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; Memberi atau mengumpulkan bukti dari informasi seperti gambar, kutipan, kliping koran, dan bahan referensi lainnya.

Wikipedia

Pengertian dokumentasi adalah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-dokumen tersebut dengan menggunakan bukti yang akurat dari catatan sumber informasi tertentu dari esai / tulisan, wasiat, buku, undang-undang, dll.

Secara umum, dokumentasi ini adalah tentang pencarian, investigasi, pengumpulan, penyimpanan, kontrol, penggunaan, dan penyediaan dokumen.

Ensiklopedia Inggris

Definisi dokumentasi British Encyclopedia adalah pemantauan dan kompilasi bibliografi menggunakan alat bantu seperti indeks, kutipan dan esai, serta penggunaan metode tradisional untuk memperoleh informasi.

FID (Federation International de Decomentation)

Definisi dokumentasi menurut FID adalah proses pengumpulan dan penyebaran semua jenis dokumen yang berkaitan dengan semua bidang ketenagakerjaan manusia.
Paul Otlet (Konferensi Ekonomi Internasional 1905)

Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet adalah kegiatan / kegiatan usaha berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan pendistribusian dokumen.

Fungsi dokumentasi

Dari segi dokumentasi, fitur-fiturnya adalah sebagai berikut:

Dinamis, yaitu dokumen yang langsung dapat digunakan saat menyelesaikan pekerjaan kantor

  • Aktif secara dinamis
  • Dinamis semi-aktif
  • Aktif secara dinamis

Statis, yaitu dokumen yang tidak langsung digunakan untuk melaksanakan pekerjaan kantor:

  • Koprol dokumen
  • Dokumen apa adanya
  • Dokumen pribadi

Kegiatan atau tugas dokumentasi

Adapun kegiatan pendokumentasiannya adalah sebagai berikut:

  • Cari dan kumpulkan materi
  • Lakukan perekaman dokumen
  • Lakukan pemrosesan dokumen
  • Lakukan pembuatan dokumen
  • Mempresentasikan dan membagikan dokumen
  • Lakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen

Manfaat dokumentasi

Manfaat dokumentasi ini meliputi:

  • Aspek administrasi
    Dari sudut pandang administrasi, dokumentasi ini memiliki keuntungan untuk dicatat, karena file yang didokumentasikan ini memiliki nilai identitas, tanggal masuk dan keluar, dan akses data.
  • Aspek hukum
    Dari segi hukum, dokumentasi ini memiliki keunggulan sebagai alat bukti yang sah, isi berkas berkaitan dengan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berkelanjutan.
  • Aspek pendidikan
    Informasi atau file yang terdokumentasi berguna untuk mendukung kegiatan atau kegiatan belajar. Isi informasi berkaitan dengan data kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang diberikan kepada pasien.
  • Aspek Penelitian
    Ditinjau dari aspek penelitian, dokumentasi ini memiliki keunggulan sebagai penyedia informasi untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang dilampirkan pada suatu file tentunya dapat digunakan untuk keperluan penelitian dalam pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
  • aspek ekonomi
    Informasi atau data tersebut memiliki keunggulan dalam mendokumentasikan besarnya dana yang perlu dikeluarkan agar kejadian pemborosan berkurang. Isi file dapat digunakan sebagai bahan untuk menentukan pembayaran atas jasa di suatu institusi dan kemudian untuk pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat diperhitungkan.
  • Aspek manajemen
    Informasi yang lengkap dan disimpan dengan benar menunjukkan manajemen yang benar. File dokumentasi adalah keseluruhan aliran data dan informasi dalam suatu sistem informasi. File ini digunakan untuk melaporkan dan membuat program untuk melaksanakan keputusan kepemimpinan.

Pengkodean dokumen

Terdapat pengkodean dokumen dalam dokumentasi, yang dilakukan dengan membuat catatan pada buku induk dokumen. Di bawah ini adalah pengkodean dalam dokumen:

  • Jumlah order
  • Tanggal dokumen atau data diterima
  • Persiapan dokumen
  • Nama atau judul dokumen
  • Kota tempat penerbitannya
  • Nama penerbit
  • Tahun publikasi
  • Jumlah halaman dokumen
  • Saat Anda menerimanya sekarang, banyak dokumen yang telah direkam atau di-microfilm, bahkan ada yang disimpan di memori komputer.

Dengan kode sandi yang diproses, dokumen yang Anda cari dapat ditemukan dengan cepat. Dokumen bisa dalam bentuk film, tape, atau lembaran rekaman. Sistem pengarsipan atau pengisian digunakan untuk bentuk lembaran, khususnya dokumen atau surat. Tidak seperti dokumen terikat, penyimpanan, tata letak, dan keamanan digunakan oleh sistem perpustakaan.

Pembagian klasifikasi dimulai dengan divisi utama, yang dibagi menjadi subdivisi, subdivisi dan selanjutnya menjadi beberapa bagian, dan bagian dibagi menjadi subbagian.

Divisi klasifikasi dapat dipecah menjadi beberapa bagian yang lebih kecil.

  • Pola klasifikasi judul atau keterangan dan pembagian judul teratas
  • Teknik Pengindeksan
  • Teknik untuk mendefinisikan kode
  • Prosedur dan teknik penyimpanan
  • Tetapkan kumpulan data yang diperlukan

Klasifikasi judul arsip

Setiap arsip yang disusun menurut sistem alfabetis dibagi menjadi empat kelompok, antara lain:

  • Arsip individual: File-file ini diberi label dengan nama individu
  • Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul (caption) dengan nama instansi pemerintah
  • Arsip Dagang: Arsip ini diberi judul (label) nama perusahaan
  • Arsip dikelola oleh badan sosial.

Teknik pengindeksan “Tetapkan unit”:

Setelah menentukan judul, apakah nama individu, organisasi sosial, pemerintah dan lembaga swasta ditentukan entitas yang paling penting. Ini dikenal sebagai pengindeksan

Teknik pengaturan kode

Dalam menentukan kode, kami menggunakan teknik yang menyertakan aturan pengindeksan.

Itu saja, dan terima kasih telah membaca tentang memahami Dokumentasi, Pengkodean, Fitur, Tugas, dan Manfaat. Semoga apa yang dijelaskan semoga bermanfaat untuk anda.

Sumber :